Автоматизация производственно-торговой компании

Начало

Обращение в компанию Фортекс-Сервис было связано с просьбой руководства компании Проффлекс автоматизировать производство, управленческий и бухгалтерский учет на базе единого программного решения 1С:Предприятие 8.

Работа компании была построена на разных программах, в т.ч. и 1С. Производство и реализация выпускаемой продукции велись в разных базах, что было крайне неудобно и отнимало много времени при сверке остатков и перемещении продукции по торговым точкам и складам компании.

Изучив работу организации, было принято решение автоматизировать учет и оперативное производство на базе 1С:Управление Торговлей 8 с передачей данных в программу 1С:Бухгалтерия 8.

Как проходила автоматизация

Учитывая специфику работы компании, а также поставленную задачу ″оперативного контроля производства″, в качестве единой базы для организации управленческого учета и производства, была выбрана программа 1С:Управление Торговлей 8.

Без остановки работы компании в существующих программах, вся работа была разбита на два этапа:

1. Реорганизация ит-структуры компании с установкой программного обеспечения и настройкой оборудования

Для обеспечения нужной производительности, специалисты нашей компании установили новый сервер, переконфигурировали сеть с настройкой сетевого оборудования. Все рабочие места пользователей были модернизированы с переустановкой программного обеспечения, в т.ч. 1С:Предприятия 8.

Для исключения повреждения рабочих баз данных 1С и важной информации, настроили автоматическое архивирование последних на отдельное хранилище.

2. Организация бизнес-процессов компании в единой базе 1С:Управление Торговлей 8 в качестве программы для управленческого учета и производства c выгрузкой данных в программу 1С:Бухгалтерия 8.

Около 2-х недель ушло на изучение работы компании (процессов, форм, отчетов, прочей предоставленной информации) с подготовкой проекта автоматизации и включением в него необходимых рабочих форм, отчетов и алгоритмов по материалам Заказчика.

Были проработаны действующие роли в компании, зафиксированы рабочие процессы с их внесением на блок-схему, подготовлен оптимальный набор ролей с функционалом, подготовлено ТЗ с необходимыми доработками программы.

В течение 3-х недель выполнены работы по ТЗ с внесением в конфигурацию 1С Управление Торговлей 8, а именно:

1. Доработан справочник Номенклатура для внесения данных по Транспортным компаниям
2. Доработан справочник Места хранения для внесения данных о складах компании, с последующим отображением в печатных формах на отгрузку, перемещение или возврат
3. Доработан документ Поступление и Реализация товаров и услуг в части пересчета и учета расходов по документам, скорректированы печатные формы
4. Доработан документ Заказ покупателя с учетом скидок по типу цен, склада логистики, курсовых скидок и дополнительных скидок. Реализована индивидуальная печатная форма заказа, доработан журнал заказов для оперативной работы с отбором по менеджерам, отображением состояния оплат и отгрузок с задолженностью по заказам и контрагенту
5. Доработаны печатные формы документов Счет, Счет-фактура
6. Разработан и оптимизирован отчет ″Разнарядка на производство″
7. Для оперативного контроля взаиморасчетов разработан новый алгоритм с отчетом ″Задолженность контрагентов с графиком платежей″. Отчет позволяет:
• Выводить долг клиента с расшифровкой по документам
• Выводить общий долг контрагента
• Выводить сумму просроченного долга (с возможностью расшифровки)
• Выводить дни планируемых поступлений денежных средств по не просроченным реализациям
• Выводить кол-во дней отсрочки платежа по клиентам
8. Реализована email-рассылка должникам по просроченным заказам/отгрузкам
9. Автоматизирован производственный блок (от ввода Спецификаций до выпуска продукции с переносом данных в конфигурацию 1С:Бухгалтерия 8)
10. Доработаны статьи затрат и проведена их синхронизация с 1С:Бухгалтерией 8
11. Разработан управленческий отчет, отображающий в разрезе затрат доходно-расходную часть компании

Параллельно с работой над конфигурацией 1С:Управление Торговлей 8:

• подготовлена новая рабочая база 1С:Бухгалтерия 8, внесены изменения в план счетов и статьи затрат, настроен обмен и выполнена синхронизация данных с конфигурацией 1С:Управление Торговлей 8
• настроен и синхронизирован обмен из конфигурации 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8 в конфигурацию 1С:Бухгалтерия 8

Работа в новых базах началась с ввода остатков, их разнесения и выверкой по счетам.

Результат

1. Разработан документооборот компании
2. Автоматизированы бизнес-процессы компании на базе программ 1С:Управление Торговлей 8, 1С:Бухгалтерия 8 и 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8
3. Автоматизировано производство с оперативным (ежедневным) контролем с/с
4. Организован управленческий учет, автоматизировано производство, торговля (в том числе между подразделениями) с переносом данных в программу 1С Бухгалтерия 8
5. Разработан сводный отчет с формированием финансового результата компании
6. Разработан эффективный контроль оплаты от клиентов с просрочкой и планируемыми платежами
7. Сокращены издержки компании Проффлекс на ИТ-инфраструктуру
8. Проведено обучение персонала работе с программами 1С Предприятие 8

Дальнейшая работа с компанией Проффлекс ведется в рамках абонентского сопровождения, предоставлением горячей линией техподдержки, ведется разработка блока активной работы с клиентами!